Kanzlei-Posteingang: Dokumente erfassen, Fristen erkennen, Akten zuordnen
Schriftsätze, Bescheide und Mandantenpost werden erfasst, der Akte zugeordnet und zusammengefasst. Erkannte Fristen landen als Vorschlag in der Fristenkontrolle, die Entscheidung bleibt bei der Kanzlei.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Für Kanzleien und Notariate, in denen täglich Schriftsätze, Bescheide und Mandantenpost eingehen
- Erfassen
- Zuordnen
- Zusammenfassen
- Fristen vorschlagen
- Weiterleiten
1Erfassen
Dokumente aus beA-Export, E-Mail-Postfach und Scanner werden zentral eingesammelt und in Text umgewandelt.
2Zuordnen
Aktenzeichen, Gericht, Gegenseite und Mandant werden erkannt und mit der Kanzleisoftware abgeglichen. Das Dokument wandert in die richtige Akte.
3Zusammenfassen
Eine kurze Zusammenfassung mit Art des Schriftstücks, Kernaussage und geforderten Handlungen steht vorn in der Akte.
4Fristen vorschlagen
Erkannte Fristen und Termine (Zustellung, Erwiderung, Verhandlung) werden mit Fundstelle als Vorschlag in die Fristenkontrolle gestellt. Eingetragen wird nach Prüfung durch die zuständige Person. Die Verantwortung für die Fristenkontrolle bleibt bei der Kanzlei.
5Weiterleiten
Die Sachbearbeitung bekommt Dokument, Zusammenfassung und Fristvorschlag in einem Vorgang. Für Standardschreiben liegt ein Entwurf bereit.
So läuft es heute
Der Ablauf, den wir in Betrieben immer wieder sehen, bevor wir anfangen.
- Posteingang über beA, E-Mail, Fax und Papier. Jedes Dokument muss gelesen, zugeordnet und in die Akte gebracht werden.
- Fristen werden von Hand aus dem Text herausgesucht und in den Fristenkalender übertragen.
- Mandanten fragen nach dem Stand, bevor jemand den Schriftsatz gelesen hat.
- Bei Urlaub oder Krankheit im Sekretariat wird es eng.
Was Sie dafür brauchen
Wir bauen auf dem auf, was schon da ist. Nichts davon muss neu gekauft werden.
- beA über Export oder Schnittstelle
- Kanzleisoftware wie RA-MICRO, Advoware, DATEV Anwalt oder Actaport
- E-Mail-Postfächer, Scanner, Fax-to-Mail
- Fristen- und Terminkalender der Kanzlei
Was es bringt
Das Ziel ist nicht „KI im Betrieb“, sondern Zeit und Ruhe im Alltag.
- Jedes Dokument ist am Eingangstag zugeordnet und zusammengefasst
- Fristvorschläge mit Fundstelle, nichts wird übersehen
- Weniger Routine im Sekretariat, mehr Zeit für Mandanten
- Datenschutz und Berufsgeheimnis von Anfang an mitgedacht
Rechenbeispiel
60 Dokumente am Tag, 8 Minuten Lesen, Zuordnen und Fristen prüfen je Dokument: 8 Stunden.
Mit Vorsortierung, Zusammenfassung und Fristvorschlag etwa 2 Minuten Kontrolle je Dokument: 2 Stunden.
Rechenbeispiel. Den echten Wert ermitteln wir mit anonymisierten Dokumenten aus Ihrer Kanzlei.
So bauen wir das
Ein Sprachmodell ist bei uns ein Werkzeug im Ablauf, nicht der Ablauf selbst. Zu jedem Workflow gehören feste Prüfregeln, die Anbindung an Ihre Systeme und eine Person für Ausnahmen. Wir starten mit einem Testlauf über echte Daten aus Ihrem Betrieb, zeigen die Ergebnisse und entscheiden dann gemeinsam, ob und wie es weitergeht.
Häufige Fragen
Dürfen Mandantendaten an ein Sprachmodell?
Nur unter klaren Bedingungen: Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Nutzung zum Training, auf Wunsch ein Modell auf eigener Infrastruktur. Wir prüfen mit Ihnen, welche Variante zu Ihren Berufspflichten passt. Wir beraten dabei technisch, nicht rechtlich.
Trägt das System Fristen selbst ein?
Nein. Es schlägt Fristen mit Fundstelle vor. Eintragung und Kontrolle bleiben bei Ihrer Kanzlei, so wie es Ihre Berufsordnung verlangt.
Wie sicher ist die Erkennung?
Sehr gut bei Standardschriftstücken, aber nie hundertprozentig. Deshalb ist der Ablauf so gebaut, dass jedes Dokument von einer Person gesehen wird, nur schneller und vorsortiert.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Erzählen Sie uns von Ihrem Ablauf. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich das automatisieren lässt, und starten mit einem Testlauf über echte Daten.
Weitere Beispiele
Direkt: kontakt@vectortec.de