Mehr Zeit für Mandate, weniger Zeit im Posteingang

Wir automatisieren den Kanzleialltag dort, wo er am meisten Zeit kostet: beim Posteingang, am Telefon und bei neuen Anfragen. Die Routine übernehmen Werkzeuge, die wir für Ihre Kanzlei einrichten. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Hohe Holzregale mit ledergebundenen Büchern und Marmorbüsten in einer alten Bibliothek

Ein Tag, wie ihn viele Kanzleien kennen

  1. Über Nacht sind rund 30 Dokumente eingegangen, über beA, E-Mail und Fax. Jedes muss gelesen, einer Akte zugeordnet und auf Fristen geprüft werden.

  2. Das Telefon klingelt mitten in der Besprechung. Ein möglicher Mandant hat eine Kündigung erhalten und möchte heute noch zurückgerufen werden.

  3. Ein Mandant fragt nach dem Stand. Der Schriftsatz der Gegenseite ist da, gelesen hat ihn noch niemand.

  4. Die Fristen des Tages sind eingetragen, das Sekretariat macht Überstunden. Morgen beginnt es von vorn.

Automatisierung

Der Posteingang sortiert sich vor

Dokumente aus beA, E-Mail und Scanner werden erfasst, der richtigen Akte zugeordnet und kurz zusammengefasst. Erkannte Fristen landen mit Fundstelle als Vorschlag in der Fristenkontrolle. Eingetragen wird erst nach Prüfung durch Ihr Team.

  • Zuordnung über Aktenzeichen, Gericht und Beteiligte
  • Kurze Zusammenfassung vorn in der Akte
  • Fristvorschlag mit Fundstelle und Vorfrist
Beispiel Kanzlei-Posteingang ansehen
Darstellung mit erfundenen Beispieldaten.

Was wir außerdem für Kanzleien bauen

Worauf wir in Kanzleien achten

  • Verschwiegenheit

    Wir verpflichten uns vertraglich zur Verschwiegenheit, wie es § 43e BRAO für Dienstleister von Kanzleien vorsieht.

  • Daten in der EU

    Verarbeitung in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Nutzung Ihrer Daten zum Training. Auf Wunsch laufen die Modelle auf eigener Infrastruktur.

  • Die Entscheidung bleibt bei Ihnen

    Fristen werden vorgeschlagen, nicht eingetragen. Schreiben werden entworfen, nicht verschickt. Jeder Schritt ist protokolliert.

  • Technik, keine Rechtsberatung

    Wir bauen die technische Seite so, dass Ihre Berufspflichten erfüllbar sind. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware?

Mit gängigen Systemen wie RA-MICRO, Advoware, DATEV Anwalt oder Actaport, sofern sie eine Schnittstelle oder einen Import bieten. Wie das bei Ihnen aussieht, prüfen wir im Erstgespräch an Ihrem System.

Dürfen Mandantendaten so verarbeitet werden?

Das hängt von der Ausgestaltung ab: Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheitsverpflichtung und keine Weiternutzung der Daten. Wir setzen diese Anforderungen technisch um. Ob sie für Ihre Kanzlei genügen, bewerten Sie.

Ersetzt das unser Sekretariat?

Nein. Es nimmt dem Sekretariat Routine ab: Sortieren, Abtippen, Nachschlagen. Entscheidungen und der Kontakt zu Mandanten bleiben bei Menschen.

Wie fangen wir an?

Mit einem Ablauf, meist dem Posteingang. Wir testen ihn mit anonymisierten Dokumenten aus Ihrer Kanzlei und zeigen Ihnen die Ergebnisse, bevor etwas in den Alltag geht.

Welcher Ablauf kostet Ihre Kanzlei die meiste Zeit?

Erzählen Sie uns in drei Sätzen davon. Wir sagen ehrlich, ob und wie sich das umsetzen lässt, und starten mit einem Testlauf über echte Daten.

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