Anfragen im Posteingang sortieren und Antworten vorbereiten
Jede Mail wird gelesen, eingeordnet und mit einem Antwortentwurf an die richtige Person geleitet. Terminwünsche wandern in den Kalender, Reklamationen ganz nach oben.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Für Betriebe, bei denen täglich Anfragen, Terminwünsche und Rückfragen im selben Postfach landen
- Lesen
- Einordnen
- Anreichern
- Vorbereiten
- Übergeben
1Lesen
Jede neue Mail wird samt Anhängen erfasst, auch Anfragen über das Formular auf Ihrer Website.
2Einordnen
Ein Sprachmodell erkennt die Art der Anfrage (Neukunde, Terminwunsch, Reklamation, Rechnung, Werbung), die Dringlichkeit und den passenden Ansprechpartner. Die Kategorien legen Sie fest.
3Anreichern
Bekannte Absender werden mit Ihrem CRM oder Ihrer Kundenliste abgeglichen, damit die Historie gleich dabei ist.
4Vorbereiten
Für häufige Anliegen entsteht ein Antwortentwurf in Ihrem Ton, mit den richtigen Fakten aus Ihren Unterlagen. Terminwünsche bekommen Vorschläge aus dem Kalender.
5Übergeben
Die Mail landet sortiert und mit Entwurf beim zuständigen Kollegen. Gesendet wird erst nach einem Blick von Ihnen. Auf Wunsch beantworten sich einfache Standardfälle automatisch.
So läuft es heute
Der Ablauf, den wir in Betrieben immer wieder sehen, bevor wir anfangen.
- Anfragen, Rechnungen, Werbung und Rückfragen liegen ungeordnet im selben Postfach.
- Wer gerade Zeit hat, sortiert von Hand. Dringendes wird zu spät gesehen.
- Dieselben Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen und Terminen werden jeden Tag neu getippt.
- Nach dem Urlaub wartet ein Berg, und der erste Eindruck bei Neukunden leidet.
Was Sie dafür brauchen
Wir bauen auf dem auf, was schon da ist. Nichts davon muss neu gekauft werden.
- Microsoft 365 und Outlook
- Google Workspace und Gmail
- Klassische IMAP-Postfächer
- CRM oder Kundenliste (HubSpot, Pipedrive, Excel)
- Kalender in Outlook, Google, Praxis- oder Kanzleisoftware
Was es bringt
Das Ziel ist nicht „KI im Betrieb“, sondern Zeit und Ruhe im Alltag.
- Dringendes wird sofort gesehen, nichts geht unter
- Antworten in Minuten statt Tagen, auch bei Urlaub und Krankheit
- Einheitlicher Ton und richtige Fakten in jeder Antwort
- Weniger Zeit im Postfach, mehr Zeit im Betrieb
Rechenbeispiel
40 Mails am Tag, 3 Minuten Sortieren und Beantworten je Mail: 2 Stunden täglich.
Mit Sortierung und Entwürfen bleibt etwa eine halbe Stunde Kontrolle.
Das ist ein Rechenbeispiel, keine Zusage. Wir messen es mit Ihrem echten Postfach.
So bauen wir das
Ein Sprachmodell ist bei uns ein Werkzeug im Ablauf, nicht der Ablauf selbst. Zu jedem Workflow gehören feste Prüfregeln, die Anbindung an Ihre Systeme und eine Person für Ausnahmen. Wir starten mit einem Testlauf über echte Daten aus Ihrem Betrieb, zeigen die Ergebnisse und entscheiden dann gemeinsam, ob und wie es weitergeht.
Häufige Fragen
Verschickt der Assistent Mails ohne mein Wissen?
Nur wenn Sie es für bestimmte Fälle ausdrücklich freigeben, etwa Eingangsbestätigungen. Standard ist: Entwurf ja, Versand durch eine Person.
Woher weiß das System, was es antworten soll?
Aus Ihren Unterlagen: Preisliste, Leistungen, Öffnungszeiten, frühere Antworten. Was dort nicht steht, wird nicht erfunden, sondern als Rückfrage markiert.
Funktioniert das mit unserem Outlook?
Ja, mit Microsoft 365, Google Workspace und klassischen IMAP-Postfächern. Ihr Postfach bleibt, wie es ist. Der Assistent arbeitet über Ordner, Kategorien und Entwürfe.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Erzählen Sie uns von Ihrem Ablauf. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich das automatisieren lässt, und starten mit einem Testlauf über echte Daten.
Weitere Beispiele
Direkt: kontakt@vectortec.de