Ein Assistent, der Ihre eigenen Unterlagen kennt
Preise, Abläufe, Vertragsdetails, technische Daten: Ihr Team fragt in normaler Sprache und bekommt die Antwort mit Quelle aus Ihren eigenen Dokumenten, nicht aus dem Internet.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Für Betriebe, in denen Wissen in Ordnern, Mails und Köpfen steckt und ständig nachgefragt wird
- Anbinden
- Aufbereiten
- Fragen
- Antworten
- Lernen
1Anbinden
Ihre Dokumente aus Laufwerk, SharePoint, Google Drive oder DMS werden angebunden. Sie bestimmen, welche Ordner dazugehören.
2Aufbereiten
Die Inhalte werden in durchsuchbare Abschnitte zerlegt und mit Rechten versehen: Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.
3Fragen
Mitarbeitende fragen in Teams, Slack, im Browser oder in Ihrer Software in normaler Sprache.
4Antworten
Das Sprachmodell antwortet nur aus den gefundenen Abschnitten und nennt die Quelle mit Link. Fehlt die Information, sagt der Assistent das.
5Lernen
Unbeantwortete Fragen zeigen, welche Dokumente fehlen. Neue Dateien sind automatisch dabei.
So läuft es heute
Der Ablauf, den wir in Betrieben immer wieder sehen, bevor wir anfangen.
- Handbücher, Preislisten, Verträge und Anleitungen liegen in Ordnern, die niemand durchsucht.
- Neue Mitarbeitende fragen die erfahrenen, und die erfahrenen werden ständig unterbrochen.
- Dieselbe Frage wird zehnmal beantwortet, jedes Mal ein bisschen anders.
- Allgemeine Chatbots kennen Ihre Unterlagen nicht und erfinden im Zweifel etwas.
Was Sie dafür brauchen
Wir bauen auf dem auf, was schon da ist. Nichts davon muss neu gekauft werden.
- Netzlaufwerk, SharePoint, OneDrive, Google Drive
- Dokumentenmanagement (DMS)
- Microsoft Teams, Slack, Browser
- Wiki- oder Intranet-Seiten
Was es bringt
Das Ziel ist nicht „KI im Betrieb“, sondern Zeit und Ruhe im Alltag.
- Antworten in Sekunden, mit Quelle statt Vermutung
- Einarbeitung neuer Mitarbeitender wird leichter
- Erfahrene Kollegen werden seltener unterbrochen
- Zugriffsrechte bleiben erhalten
Rechenbeispiel
20 Mitarbeitende, je 3 Nachfragen am Tag mit 5 Minuten für Fragende und Antwortende: 10 Stunden am Tag Suchen und Erklären.
Mit Assistent beantwortet sich ein großer Teil der Fragen in unter einer Minute, ohne Unterbrechung.
Rechenbeispiel. Welche Fragen bei Ihnen am häufigsten sind, zeigt der erste Monat.
So bauen wir das
Ein Sprachmodell ist bei uns ein Werkzeug im Ablauf, nicht der Ablauf selbst. Zu jedem Workflow gehören feste Prüfregeln, die Anbindung an Ihre Systeme und eine Person für Ausnahmen. Wir starten mit einem Testlauf über echte Daten aus Ihrem Betrieb, zeigen die Ergebnisse und entscheiden dann gemeinsam, ob und wie es weitergeht.
Häufige Fragen
Erfindet der Assistent Antworten?
Er antwortet nur aus Ihren Dokumenten und zeigt die Fundstelle. Findet er nichts, sagt er es. Das ist der Unterschied zu einem allgemeinen Chatbot.
Was ist mit vertraulichen Dokumenten?
Die Zugriffsrechte Ihrer Ablage gelten weiter. Wer die Gehaltsliste nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.
Müssen wir unsere Ablage umbauen?
Nein. Der Assistent liest die Ablage, wie sie ist. Aufräumen verbessert die Antworten, ist aber kein Muss.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Erzählen Sie uns von Ihrem Ablauf. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich das automatisieren lässt, und starten mit einem Testlauf über echte Daten.
Weitere Beispiele
Direkt: kontakt@vectortec.de