Eingangsrechnungen aus dem Postfach direkt ins ERP

Lieferantenrechnungen landen per E-Mail im Postfach, ein Sprachmodell liest Betrag, Lieferant und Positionen aus, prüft sie gegen Bestellungen und legt sie im ERP an. Ihr Team sieht nur noch die Ausnahmen.

Darstellung mit erfundenen Beispieldaten.

Der Ablauf Schritt für Schritt

Für Betriebe mit vielen Lieferantenrechnungen: Handwerk, Handel, Gastronomie, Praxen

  1. Eingang
  2. Auslesen
  3. Prüfen
  4. Übergeben
  5. Ausnahmen

  1. 1Eingang

    Ein eigenes Postfach (zum Beispiel rechnungen@) empfängt alle Rechnungen. Anhänge und Mailtext werden automatisch abgeholt, auch Fotos sowie ZUGFeRD- und XRechnungen.

  2. 2Auslesen

    Ein Sprachmodell erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto, Fälligkeit und die einzelnen Positionen, unabhängig vom Layout. Ein neues Rechnungsformat braucht keine Vorlage.

  3. 3Prüfen

    Feste Regeln prüfen die Daten: Stimmt die Summe der Positionen? Ist der Lieferant bekannt? Gibt es eine passende Bestellung oder einen Lieferschein? Ist die Rechnung doppelt?

  4. 4Übergeben

    Geprüfte Rechnungen werden über die Schnittstelle Ihres Systems angelegt: als Buchungsvorschlag mit Kontierung in DATEV, lexoffice oder sevDesk, als Eingangsrechnung in SAP Business One, Dynamics 365 Business Central oder Ihrer Branchenlösung. Die Originaldatei wird verknüpft abgelegt.

  5. 5Ausnahmen

    Alles Unklare landet in einer kurzen Prüfliste mit Begründung. Ein Klick genügt, um freizugeben oder zu korrigieren. Jede Korrektur macht die Regeln besser.

So läuft es heute

Der Ablauf, den wir in Betrieben immer wieder sehen, bevor wir anfangen.

  • Rechnungen kommen als PDF, als Foto oder im Mailtext, und jede sieht anders aus.
  • Jemand öffnet jede Mail, tippt Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit ins ERP und legt die Datei ab.
  • Zahlendreher fallen erst beim Zahlungslauf oder bei der Steuerberatung auf.
  • Skonto verfällt, weil Rechnungen im Postfach liegen bleiben.

Was Sie dafür brauchen

Wir bauen auf dem auf, was schon da ist. Nichts davon muss neu gekauft werden.

  • DATEV Unternehmen online
  • lexoffice
  • sevDesk
  • SAP Business One
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central
  • Branchen-ERP mit Schnittstelle, CSV- oder XML-Import

Was es bringt

Das Ziel ist nicht „KI im Betrieb“, sondern Zeit und Ruhe im Alltag.

  • Kein manuelles Abtippen mehr, nur noch Ausnahmen prüfen
  • Rechnungen sind am selben Tag erfasst, Skontofristen werden eingehalten
  • Weniger Zahlendreher und Doppelbuchungen durch automatische Prüfungen
  • Jede Rechnung ist mit Originaldatei und Prüfprotokoll nachvollziehbar abgelegt

Rechenbeispiel

150 Rechnungen im Monat, 6 Minuten je Rechnung von Hand: 15 Stunden im Monat.

Mit Workflow bleiben rund 15 Prozent Ausnahmen mit je 2 Minuten Prüfung: unter einer Stunde.

Das ist ein Rechenbeispiel. Ihre Zahlen klären wir im Erstgespräch anhand echter Rechnungen.

So bauen wir das

Ein Sprachmodell ist bei uns ein Werkzeug im Ablauf, nicht der Ablauf selbst. Zu jedem Workflow gehören feste Prüfregeln, die Anbindung an Ihre Systeme und eine Person für Ausnahmen. Wir starten mit einem Testlauf über echte Daten aus Ihrem Betrieb, zeigen die Ergebnisse und entscheiden dann gemeinsam, ob und wie es weitergeht.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit Rechnungen, die als Foto kommen?

Ja. Fotos und Scans werden zuerst in Text umgewandelt, danach läuft derselbe Ablauf. Bei schlechter Qualität landet die Rechnung in der Prüfliste statt falsch im System.

Was passiert, wenn das Modell etwas falsch liest?

Feste Prüfregeln fangen die meisten Fehler ab, etwa wenn Positionen nicht zur Summe passen. Alles Unklare geht an eine Person. Der Workflow legt Buchungsvorschläge an, er löst keine Zahlungen aus.

Wo liegen die Daten?

Auf Wunsch vollständig in der EU, bei Anbietern mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Rechnungsdaten an ein Sprachmodell gehen dürfen, legen wir vorher gemeinsam fest.

Wie lange dauert die Einführung?

Für ein Postfach und ein System mit Schnittstelle rechnen wir in Wochen, nicht Monaten. Wir starten mit einem Testlauf über echte Rechnungen der letzten Monate.

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Erzählen Sie uns von Ihrem Ablauf. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich das automatisieren lässt, und starten mit einem Testlauf über echte Daten.

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